Gli archivi degli enti pubblici sono una cosa seria, non possono essere abbandonati al proprio destino ma meritano la massima attenzione. E’ questo il dato saliente emerso dell’incontro con le Istituzioni del territorio sul tema “Le buone pratiche per la tenuta degli Archivi”, organizzato a Sala Consilina dal Centro Studi e Ricerche del Vallo di Diano “Pietro Laveglia. Dopo i saluti del Sindaco di Sala Consilina, Domenico Cartolano, e l’introduzione del presidente del Centro Studi Giuseppe D’Amico, sono intervenuti Gabriele Capone, Soprintendente archivistico e bibliografico della Campania, e Paola Vona, Funzionaria archivista della stessa Soprintendenza. Presenti all’incontro numerosi amministratori dei comuni del Vallo di Diano e operatori del settore.
Con questo convegno il Centro Studi ha inteso avviare un confronto costruttivo con i referenti degli Enti locali, finalizzato al chiarimento delle molteplici funzioni e dell’importanza degli archivi, supportando gli Uffici nell’adozione di buone pratiche di gestione documentale, in linea con gli obblighi normativi e di tutela, chiarendo i dubbi e discutendo di problematiche specifiche. Un archivio ordinato e organizzato, oltre ad essere sinonimo di trasparenza, efficacia ed efficienza dell’Ente, garantisce la conservazione ottimale delle carte ovvero della memoria storica dei luoghi e dei territori. La corretta gestione dei documenti, sin dalla loro fase di formazione o acquisizione, rappresenta infatti la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica. La corretta formazione, gestione, tenuta e conservazione è tuttavia basata su precise procedure e regole da adottare e rispettare. Nel corso dell’incontro si è discusso di normativa, strumenti di gestione e buone pratiche per la tenuta e la conservazione degli archivi analogici e digitali.
Il Codice dei Beni Culturali (D. Lgs. 42/2004) tutela gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono beni culturali (art. 10).
Nel suo intervento il Soprintendente Gabriele Capone (V. intervista) si è detto favorevole ad incontri come questi “perché sono forieri di buon e pratiche. Quando siamo costretti a disporre il sequestro di un archivio o di una biblioteca abbiamo fallito. Cerchiamo, però, di arrivare ad una tale decisione solo in caso di necessità e per gradi attraverso informazioni e ispezioni e quando le prescrizioni non vengono adottate dobbiamo disporre il sequestro. Sappiamo che la maggior parte dei comuni non ha in organico un archivista ma auspichiamo comunque sensibilità perché i beni culturali non possono essere distrutti. Non va dimenticato che nel caso in cui è necessario un nostro intervento lo facciamo in danno per cui è importante tenere in ordine l’archivio che è un servizio che lo sono l’urbanistica o le entrate. Che cosa chiediamo per gli archivi pubblici? Riordinamento, digitalizzazione, inventariazione, catalogazione e restauro”.
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Utili indicazioni su come procedere per la salvaguardia degli archivi sono state evidenziate anche da Paola Vona (V. intervista). Dopo avere ricordato che l’archivio non è un magazzino ma un servizio di cui gli enti pubblici devono occuparsi, ha spiegato le modalità da seguire per liberarsi di carte che per le quali la legge non prevede una lunga conservazione: occorre in proposito l’autorizzazione della Soprintendenza. A tal fine ha ricordato che sul sito dea Soprintendenza è possibile consultare la piattaforma ScartUP a cui si accede con il codice IBAN. Altro aspetto importante è la classificazione dei documenti e la necessaria attenzione all’uso del protocollo digitale.
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Al termine dell’incontro entrambi i relatori hanno confermato la disponibilità della Soprintendenza a fornire agli Enti tutte le notizie utili per un ottimale mantenimenti degli archivi che, non va dimenticano, custodiscono la stria di un paese.
